Zu wenig Output oder zu viel Input, wo ist Dein Engpass? In dieser Episode von „Führung ist ein Kinderspiel“ sprechen wir darüber, warum bei vielen Führungskräften das Problem eben nicht ein zu geringer Output ist, sondern zu viel Input.

Willkommen zu „Führung ist ein Kinderspiel“, der Podcast für Führungskräfte, die auch Vater sind. Hier bespreche ich mit Dir Tipps und Strategien, wie Du abends keine beruflichen Aufgaben unerledigt hast, so dass Du pünktlich zum Abendbrot zu Hause bei Deiner Familie bist. Ich helfe Dir, zufrieden mit Deinem Leben zu sein, ohne Angst haben zu müssen, auf dem Sterbebett etwas zu bereuen.

Hallo und herzlich willkommen, hier ist Stefan Mantel von stefanmantel.com. Ich freue mich, dass Du auch dieses Mal wieder eingeschaltet hast. Heute möchte ich mit Dir der Frage nachgehen, wo Dein Engpass ist. Ich gebe zu, das ist vielleicht ein kontroverses Thema, aber es ist ein Thema, das mir am Herzen liegt. Es geht um die Frage, wo ist Dein Engpass? Ist er bei zu geringem Output oder ist er bei zu viel Input?

Wie bin ich auf das Thema gekommen? Immer wieder erlebe ich es in Zeitschriftenartikeln, in den Sozialen Medien oder sonst wo im Internet, dass eine Zeitmanagement- oder Selbstmanagementmethode die andere jagt, und dass so getan wird, „wenn Du dieses Ding jetzt endlich machst, diese Planung, diese Struktur, hier noch effektiver Aufgaben batchen“ und so weiter, dass das die Lösung des Problems wäre. Verstehe mich nicht falsch, das sind alles gute Sachen, die ich selbst auch mache und die ich teilweise auch hier im Podcast vorstelle und hinter denen ich stehe. Aber ich erlebe in meinen Coachings immer wieder, dass der Engpass vieler Führungskräfte ein viel zu hoher Input ist. Es kommen Hunderte an Mails pro Tag an, und das Telefon klingelt und bimmelt pausenlos. Da kommen hier ein Mitarbeiter und dort ein Mitarbeiter, und ein Kunde ruft direkt beim Abteilungsleiter an, ohne dass Dinge vorgefiltert werden. Du bist also im Dauerreaktionsmodus.

Jetzt kannst Du Dir natürlich überlegen, welche Zeitmanagementmethode bei Dir funktioniert. Was auch meiner Sicht jedoch der erste Schritt wäre, ist eine Minimierung des Inputs. Und da ergibt es Sinn, sich hinzusetzen und zu schauen, woher dieser Input kommt. Wieviel kommt über Mail herein, wieviel kommt über Telefon rein, wieviel kommt über Face to Face herein? Woher genau kommt dieser Input? Sind es externe Geschichten, sind es firmeninterne Sachen, eher Kollegen und Mitarbeiter? Ist es eher der eigene Vorgesetzte, der Aufgaben, To-do’s auf meinem Schreibtisch ablädt? Und wenn ich klar sehe, welcher Input überhaupt reinkommt, dann kann ich anfangen, zu filtern. Und das ist aus meiner Sicht sehr viel wichtiger als immer nur zu überlegen, wie man diese vielen Aufgaben, die ankommen, effektiver abarbeitet. Zunächst ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben möchte ich überhaupt abarbeiten?

Mir geht es in dieser Episode gar nicht darum, was Deine Ziele sind, was Dein eines Ding ist, das Du heute machen möchtest, das ist eine ganz andere Diskussion. Auch wenn Du das hast, kommt trotzdem etwas von außen herein. Ich hatte in der letzten Episode bereits kurz angedeutet, dass ich für das Thema „E-Mail“ zwölf kostenloste E-Mail-Vorlagen für Dich erstellt habe, bei denen es auch um die „CC-Spammer geht“. Ich weiß nicht, ob Du das kennst. Viele Führungskräfte erzählen mir immer wieder, dass sie in ganz vielen der Mails, die sie in ihrem Posteingang haben, im CC gesetzt sind. Sie bekommen also lediglich eine Kopie. Wie wahnwitzig ist das, bitteschön? Man kann sich fragen, was steckt eigentlich genau dahinter? Das erläutere ich Dir ebenfalls in dem PDF, das Du Dir kostenlos herunterladen kannst und in dem auch diese Vorlagen enthalten sind.

Stell Dir vor, Du bekommst als Führungskraft Pi mal Daumen zwanzig, fünfundzwanzig Mails pro Tag, an denen Du ins CC gesetzt bist. Vielleicht liegst Du weit darüber, vielleicht auch etwas darunter, aber selbst, wenn Du sie nur anteilig durchliest, dann ist eine Viertelstunde Deiner Zeit weg, wenn nicht sogar mehr, und das jeden Tag! Aus meiner Sicht macht es überhaupt keinen Sinn, über „Zero Inbox“ nachzudenken und wie Du Mails gut querlesen kannst, denn es geht darum, diese Mails gar nicht zu bekommen beziehungsweise nur die Mails zu bekommen, die für Dich wichtig sind. Und das bekommst Du nicht mehr mit Dir selbst ausgehandelt, sondern da geht es um den Bereich der Kommunikation.

Und das erlebe ich immer wieder bei Führungskräften, die sich im Fachlichen sicher fühlen, dass sie die klare Kommunikation scheuen wie der Teufel das Weihwasser. Lieber wird dieses schnell mal gelöscht oder auf jenes kurz geantwortet, aber sie machen sich keine Gedanken darüber, wie sie mit ihren Mitarbeitern kommunizieren müssen, damit sie solche CC-Spammerei nicht jeden ertragen müssen. Und das ist aus meiner Sicht Input Management.

Oder eine andere Frage: Wie erreichbar bin ich? Bin ich dauerhaft per Handy erreichbar? Auch wenn ich in Gesprächen bin, auch wenn ich meine Maker Zeit habe, wenn ich mich anderthalb, zwei oder gar drei Stunden konzentrieren will? Gehe ich dann ans Telefon? Habe ich dann eine Kultur der offenen Tür? All so etwas ist aus meiner Sicht Input Management. Und da lohnt es sich, sehr genau hinzuschauen. Dann kannst Du in der Folge schauen, wie Du die Sachen, die übrigbleiben, optimal abgearbeitet bekommst. Das ist der zweite Schritt. Es macht, zumindest in meiner Welt, keinen Sinn, den zweiten Schritt vor dem ersten Schritt zu gehen.

Ich hatte vorhin kurz angedeutet, dass ich E-Mail-Vorlagen für Dich erstellt habe, bei denen es um CC-Spammer geht, aber auch um andere Situationen. Beispielsweise, wenn Du Kollegen oder Mitarbeiter hast, die gerne mal fix eine Mail an Dich schicken, um eine Lösung bei Dir zu erfragen, ohne sich selbst Gedanken gemacht zu haben. Oder die Kollegen, die ellenlange Mails schreiben, wo Du gar nicht weißt, was sie von Dir wollen, nachdem Du diese Mails gelesen hast. Und da macht es Sinn, Vorlagen zu haben. Die kannst Du für Deine Zwecke anpassen, um nicht jedes Mal bei jeder Mail neu überlegen zu müssen. Vor allem bei der CC-Spammerei, um mittel- und langfristig den Effekt zu haben, dass Deine Mitarbeiter solche Spiele nicht mehr mit Dir spielen. Und das geht, so viel sei versprochen, einfacher als man denkt.

Diese kostenlosen Vorlagen kannst Du Dir unter www.stefanmantel.com/mail herunterladen. Aus meiner Sicht lohnt es sich richtig, dieses Thema anzugehen. Die Mailvorlagen sind natürlich nur ein ganz klitzekleiner Mosaikstein, die Dich jedoch, und so viel möchte ich Dir bereits versprechen, im Hinblick auf Deine Mails einen entscheidenden Schritt weiterbringen werden.  #00:09:57-7#

Und jetzt wünsche ich Dir eine ganz, ganz tolle Woche. Lad Dir auf alle Fälle diese Mailvorlagen herunter und achte darauf, wo Du in Zukunft Input Filter setzen willst und wo Du den Input, die Erreichbarkeit minimieren möchtest. Wir hören uns am nächsten Montag wieder, Dir bis dahin eine ganz, ganze tolle Zeit! Dein Stefan Mantel.

 

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