Warum Zeitmanagement das Problem ist und nicht die Lösung. In dieser Episode von „Führung ist ein Kinderspiel“ möchte ich mit Dir darüber sprechen, warum aus meiner Sicht das Zeitmanagement häufig völlig falsch eingesetzt wird und dann zu noch größeren Problemen führt.  

Willkommen zu „Führung ist ein Kinderspiel“, der Podcast für Führungskräfte mit Familie. Hier bespreche ich mit Dir Tipps und Strategien, wie Du Karriere und Familie unter einen Hut bekommst, ohne dabei auszubrennen oder die Karriere aufs Spiel zu setzen. Wir machen hier aus gestressten Vorgesetzten und frustrierten Ernährern souveräne, gelassene Führungskräfte und zufriedene Papas.

Hallo und herzlich willkommen, hier ist Stefan Mantel von stefanmantel.com. Ich freue mich, dass Du auch dieses Mal wieder eingeschaltet hast. Und wie Du an meiner Stimme hörst, Berlin ist wieder die Hochburg der Schnupfenbazillen und Viren. Irgendwie scheint das Mekka und das Epizentrum hier bei uns in der Berliner Straße zu liegen. Wie dem auch sei, ich bin zumindest so fit, dass ich heute mit Dir in diesem Podcast ins Gespräch kommen kann.  

Warum Zeitmanagement das Problem ist und nicht die Lösung. Was will der Mantel denn jetzt schon wieder? Ich dachte, das Zeitmanagement hilft mir dabei, dass ich meine Aufgaben besser, schneller und effizienter erledige? Okay, eins vorweg, ich bin natürlich nicht komplett gegen Zeitmanagement. Man kann sich jedoch fragen, ob „Zeitmanagement“ das richtige Wort ist, denn Zeit kann man nicht managen. Du kannst Energie managen, und Du kannst Deine Aufgaben managen. Aber wir wollen hier keine Wortklaubereien machen. Weshalb ist dieses klassische Zeitmanagement aus meiner Sicht gefährlich? Viele Menschen, mit denen ich in Kontakt komme, viele Führungskräfte mit Familie, die mehr als genug zu tun haben, wollen mehr schaffen. Sie wollen ihre Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen. Und sie glauben, dass Zeitmanagement das richtige Tool dafür ist. Was ist der Effekt? Wir versuchen weiterhin, alles zu schaffen, alles in den Tag hineinzupacken und treffen keine Entscheidung darüber, was wirklich für uns wichtig ist.

Und das ist der Unterschied zu Effizienz und Effektivität. Und jetzt wollen wir doch ein bisschen Wortklauberei oder Korinthenkackerei betreiben, die aus meiner Sicht jedoch essentiell ist. Was ist der Unterschied zwischen Effizient und Effektivität? Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun, und Effizienz heißt, die Dinge richtig zu tun. Ein kleines Beispiel gefällig?

Du lebst in einem Haus, in dessen Wohnzimmer es nie richtig hell wird. Du schaust raus und siehst, dass dort ein Baum steht. Der nimmt dem Wohnzimmer das Licht. Wenn Du jetzt anfängst, diesen Baum mit der kleinen Spielzeugsäge Deines dreijährigen Sohnes abzusägen, dann ist das höchst effektiv, denn Du tust das Richtige, nämlich den Baum abzusägen, aber Du tust es kein bisschen effizient, denn Du tust es nicht richtig. Du bräuchtest nämlich eine Motorsäge. Du machst das Richtige, aber Du machst es auf eine falsche Art und Weise, also sehr effektiv, aber nicht effizient.

Das war das erste Beispiel. Das zweite Beispiel: Es ist immer noch sehr dunkel in Deinem Wohnzimmer. Die Dunkelheit kommt diesmal nicht vom Baum, sondern daher, dass Du seit Jahren Deine Fensterscheiben nicht geputzt hast. Wenn Du jetzt anfängst, den Baum abzusägen, und zwar mit einer richtig geilen Motorsäge, sssssst, das geht durch wie Butter, dann ist das sehr effizient, aber falsch, denn der Baum ist nicht das Problem. Also sehr effizient, aber null effektiv.

Bei der Effektivität geht es darum, was Du tust, und bei der Effizienz darum, wie Du es tust. Und was gilt es als Erstes zu entscheiden? Natürlich, das ergibt sich von selbst, wenn man so locker darüber spricht: Die Effektivität ist es, was am Anfang wichtig ist. Also wäre die richtige Frage: „Was möchte ich?“ Gerald Hüther hat mal gesagt, dass die meisten Menschen kein Zeit-, sondern ein Gewichtungs- oder Entscheidungsproblem haben. Das stimmt, würde ich sagen, und aus diesem Grund funktionieren viele Zeitmanagementmethoden nicht, die lediglich zum Ziel haben, den Output zu erhöhen. Denn als erstes ist es wichtig zu erkennen, was überhaupt reinkommen soll. Was will ich überhaupt bearbeiten? Sonst fange ich an, mir zu überlegen, wie ich Bäume effizienter fällen kann, anstatt die Fensterscheiben zu putzen.

Je produktiver Du wirst, desto weniger musst Du Dir im Zweifelsfall hier und heute die Frage von Gewichtung oder Prioritätensetzung stellen. Es geht ja immer noch irgendwie. Es knirscht schon, und Dein Kind kennt Dich kaum noch. Deine Frau macht Dir abends Vorwürfe, dass Du so spät kommst, aber irgendwie haut es noch hin. Der Leidensdruck ist noch nicht groß genug. Du verschiebst dauernd wichtige Entscheidungen in die Zukunft. So kann es nicht gehen. Das ist das direkte Tor zu kriselnden Partnerschaften und zu einem unzufriedenen Privatleben, weil man sich etwas vormacht. Alle Methoden, die darauf abzielen, dass Du in kürzerer Zeit noch mehr schaffen kannst, tragen dazu bei, dass Du Dir im Zweifelsfall nicht die entscheidende Frage stellst, was eigentlich Deine wichtigen Aufgaben als Führungskraft sind. Und was ist mir wichtig als Vater? Was ist mir wirklich wichtig als Partner?

In diesem Sinne kann man sagen, dass Zeitmanagement ein Teil des Problems sein kann und nicht seine Lösung. Es gibt eine ganz geile Geschichte von Warren Buffet, den kennst Du sicher, Multimilliardär, krasse Nummer. Der hat eine Zeitlang einen persönlichen Flugzeugpiloten gehabt, der Mike Flint hieß. Die beiden haben sich über Karriere und berufliche Ziele unterhalten und wie man sie erreicht. Warren Buffett hat gesagt, dass er Mike zeigen kann, wie er seine persönlichen Ziele erreicht. Als Erstes sollte er eine Liste seiner fünfundzwanzig wichtigen Ziele machen. Flint setzte sich hin und erstellte diese Liste. Fünfundzwanzig wichtige Karriereziele standen dort drauf. Und dann hat ihm Buffett gesagt, dass er auf dieser Liste der fünfundzwanzig Punkte nochmal die Top fünf priorisieren soll, also die fünf wichtigsten Ziele der fünfundzwanzig Ziele, die Flint aufgeschrieben hatte.

Flint kringelte seine fünf wichtigsten Ziele ein und schrieb sie auf ein neues Blatt. Jetzt hatte er zwei Listen. Eine mit den fünfundzwanzig wichtigsten Zielen und eine mit den fünf Top Zielen. Daraufhin meinte Flint, „ah, jetzt habe ich es verstanden, auf die Top Fünf richte ich mein Augenmerk, meine Energie und meine Zeit, und um die anderen zwanzig kümmere ich mich, wenn dann noch Zeit und Energie übrig ist. Warren Buffett schlug die Hände über dem Kopf zusammen und sagte, „nein, mein Freund, Du hast es nicht verstanden. Es geht um diese Liste mit den fünf Zielen. Um die kümmerst Du Dich, und vermeide es um jeden Preis, etwas für die anderen zwanzig zu tun. Scheißegal, was passiert, Du kümmerst Dich lediglich um die fünf wichtigen!“ Und wie krass ist das denn, bitteschön? Wer lebt so sein Leben?

Wenn ich mich so umschaue, kann ich sagen, dass die allerwenigsten Menschen dies tun. Du zählst wahrscheinlich schon zu den Top 3 der Republik, wenn Du eine Liste mit fünfundzwanzig Zielen hast, aber dann zu sagen, dass Du Dich nur um die fünf wichtigsten kümmerst und um den Rest auf keinen Fall, das ist Prioritätensetzung par excellence. Und da geht es nicht darum, hier ein bisschen effizienter zu werden oder Aufgaben schneller abzuarbeiten, zum Beispiel, Telefonate gezielter zu führen, um einige Minuten zu sparen. Das ist auf einem völlig anderen Level. Ich glaube, wir brauchen uns über die Frage von Effizienz überhaupt keine Gedanken zu machen, wenn wir uns nicht vorher mit der Frage nach der Effektivität beschäftigt haben, zum Beispiel im Sinne eines Warren Buffett.

Ein noch viel krasseres Beispiel finde ich das Buch von Paul Kalanithi, „Bevor ich jetzt gehe“. Es sind die letzten Worte eines Arztes an seine Tochter. Er erfährt mit dreißig Jahren, dass er Krebs hat und nicht mehr lange leben wird. Erst denkt er, ihm bleiben nur noch wenige Wochen, doch dann geht es ihm besser, und aus den Wochen werden erst Monate und dann Jahre. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Buches ist er bereits verstorben. Seine Frau hat es zu Ende gebracht. Das ist eine krasse Story, die sich richtig lohnt, zu lesen. Im Laufe des Buches verschiebt sich seine Lebenserwartung mehrmals. Mal schlägt eine Therapie an, mal nicht. Und es geht ihm immer darum, wie er seine Prioritäten für den Rest des Lebens setzt, der ihm noch bleibt. Er ist Neurochirurg und fragt sich, ob er noch arbeiten gehen soll oder ob er es besser lässt. Wenn er noch drei Wochen zu leben hat, geht er dann arbeiten? Nein, dann lieber nicht. Aber dann wird ihm gesagt, dass er doch noch ein ganzes Jahr zu leben hat. Fängt er also doch wieder an zu arbeiten, zumindest in Teilzeit?

Er ist dauernd gefordert, seine Prioritäten neu anzupassen. Wie krass ist das denn, bitteschön? Auf jeden Fall eine total spannende Leseerfahrung. Ich packe das Buch in die Show Notes, falls Du Dich damit beschäftigen möchtest. Zum Glück geht es den Wenigsten von uns so, dass unser Leben derart zeitlich begrenzt ist und sich der Horizont ständig verschiebt. In einer früheren Episode habe ich über die Beerdigungsübung gesprochen. Was möchtest Du, was man bei Deiner Beerdigung über Dich sagen wird? Und hier ist das nochmal die Essenz des Ganzen, wenn man sich fragt, was es bedeutet, wenn man nur noch drei Wochen oder ein Jahr zu leben hätte. Wie würdest Du dann Deine Prioritäten setzen? Es ist eine sehr spannende Erfahrung, sich auf solche Gedankenspiele einzulassen.

Und jetzt wünsche ich Dir eine ganz, ganz tolle Woche. Probiere es einmal aus und stelle eine solche Liste auf. Was wäre, wenn ich nur noch ein Jahr zu leben hätte? Was wäre mir dann wirklich wichtig? Dann kommst Du sehr schnell an die wirklichen Prioritäten heran. Oder mach es wie Warren Buffett mit seinem Piloten Mike Flint und schreibe Deine fünfundzwanzig privaten oder beruflichen Ziele auf. Dann kreise die fünf wichtigsten ein und kümmere Dich nicht mehr um den Rest.  

In diesem Sinne Dir eine ganz, ganz tolle Woche, viel Erfolg auf Arbeit und ganz viel Spaß mit Deiner Familie. Wir hören uns am nächsten Montag wieder in neuer Frische. Dein Stefan Mantel.

Hier der Link zum Buch: „Bevor ich jetzt gehe: Die letzten Worte eines Arztes an seine Tochter“ (Paul Kalanithi)