Die Hexa Matrix, Dein Erfolgswegweiser. In dieser Episode von „Führung ist ein Kinderspiel“ möchte ich mit Dir an einem Beispiel durchgehen, wie die Hexa Matrix Dir dabei helfen kann, Deine Ziele zu erreichen.

Willkommen zu „Führung ist ein Kinderspiel“, der Podcast für Führungskräfte mit Familie. Hier bespreche ich mit Dir Tipps und Strategien, wie Du Karriere und Familie unter einen Hut bekommst, ohne dabei auszubrennen oder die Karriere aufs Spiel zu setzen. Wir machen hier aus gestressten Vorgesetzten und frustrierten Ernährern erfolgreiche Führungskräfte und zufriedene Papas.

Hallo und herzlich willkommen. Hier ist Stefan Mantel von stefanmantel.com. Ich freue mich, dass Du auch dieses Mal wieder eingeschaltet hast. Heute, das hatte ich Dir letzte Woche versprochen, möchte ich mit Dir gemeinsam an einem konkreten Beispiel durchgehen, wie Du die Hexa Matrix benutzen kannst, um Deine Ziele zu erreichen. Wenn Du die letzte Folge des Podcasts noch nicht gehört hast, dann empfehle ich Dir, zunächst diese letzte Folge anzuhören und dann wieder hier einzusteigen. Dann fällt es Dir sicher viel, viel leichter, uns heute zu folgen.  

Hier einmal noch die Hexa Matrix zur kurzen Erinnerung. Es handelt sich um die sechs Felder und sechs Fragen, die es zu beantworten gilt, wenn Du ein Ziel erreichen möchtest, nämlich was musst Du weiter tun wie bisher, um das Ziel möglichst schnell zu erreichen? Was musst Du quantitativ weniger machen? Was solltest Du gar nicht mehr machen? Was solltest Du quantitativ mehr machen? Was solltest Du neu machen, was solltest Du wieder machen? Und was solltest Du qualitativ anders machen? Ich hatte Dir versprochen, dass Du den Vordruck, das Paper zur Hexa Matrix kostenlos herunterladen kannst. Ich habe eine Hexa Matrix für Dich erstellt, die Du Dir einfach ausdrucken kannst. Dann musst Du nur noch Deine Handlungsschritte eintragen. Das Ganze findest Du unter www.stefanmantel.com/matrix sowie in den Show Notes.  

Lass uns mit einem Live-Beispiel einsteigen. Ich möchte es heute durchspielen für jemanden, der das Ziel hat, samstags dauerhaft frei zu haben und nicht mehr zu arbeiten, weder im Büro, noch von zu Hause aus. Vielleicht kennst Du das auch, es gibt immer mal wieder so viel zu tun, dass man doch Dinge mit nach Hause nimmt oder sagt, „ich fahr nochmal für zwei Stunden ins Büro“. Das klar definierte Ziel dieser Führungskraft und Vaters ist, „ich möchte samstags dauerhaft frei haben für meine Familie. Und nicht nur das, ich möchte es mit einem guten Gefühl tun und nicht an die Arbeit denken müssen. Denn dann ist auch nichts gewonnen.“ Diese Führungskraft setzt sich das Ziel, dass es in Ordnung ist, wenn er maximal einmal im Quartal samstags arbeitet. Aber die anderen Samstage möchte er frei haben. 

Und jetzt lass uns schauen, was zu tun ist. Wir fangen an beim Feld und bei der Frage, „was soll ich weiter machen wie bisher?“ Da fällt diesem Menschen ein, dass es gut wäre, wenn er weiterhin um 18:00 Uhr zu wäre. Das hat er nämlich bisher geschafft. Und das jetzt für den freien Samstag aufs Spiel zu setzen, ergibt keinen Sinn. Der Preis wäre zu hoch. Also weiterhin unter der Woche um spätestens 18:00 Uhr zu Hause sein. Für diese Führungskraft war häufig der Grund, samstags zu arbeiten, dass er am Montagmorgen eine Abteilungsrunde anberaumt hatte, die er samstags vorbereitet hat. Er hat geschaut, was an offenen Aufgaben da ist, was ist letzte Woche gewesen, was liegt in der kommenden Woche an? Diese Abteilungsrunde ist jedoch am Montag um 10:00 Uhr bereits sehr gut positioniert. Von daher macht es für ihn Sinn, dass er diese Abteilungsrunde am Montagvormittag um 10:00 Uhr weiterhin durchführt wie bisher. Diese beiden Dinge sollen also weiterlaufen.

Was müsste sich aus Sicht dieser Führungskraft ändern, mit der ich diese Hexa Matrix aufgesetzt habe? Ein Riesenproblem war, dass er viele Gespräche zwischen Tür und Angel mit Mitarbeitern geführt hat. Das hat dazu geführt, das wirst Du vielleicht kennen, dass er wenig zu seinen eigentlichen Aufgaben gekommen ist, die er sich selbst vorgenommen hat. Was müsste er also quantitativ weniger machen? Eben Tür- und Angelgespräche, die nicht geplant sind, mit Mitarbeitern, wo es häufig um Feuerwehrgeschichten geht. Hier ist etwas schiefgelaufen, und dort ist etwas schiefgelaufen. So weit, so gut, aber was heißt das konkret, wenn ich das weniger machen möchte? Wenn Du die Hexa Matrix ausgedruckt hast, gehe auf die rechte Seite zur Frage, was muss ich vielleicht mehr machen, damit es weniger Gespräche zwischen Tür und Angel gibt? Im folgenden Fall kam heraus, dass es Sinn ergibt, deutlich mehr Fokuszeiten zu installieren, also Zeiten, in denen ich für meine Mitarbeiter nicht ansprechbar bin, also eine Politik der anteilig geschlossenen Tür.

Für diese Führungskraft war also die bestmögliche Veränderung, jeden Tag zweimal eine Stunde einzuplanen, in der er seine Tür tatsächlich geschlossen hat. Jetzt kann man sagen, „das ist doch nicht viel, das bringt doch gar nichts!“ Hat er jedoch diese Auszeit vorher nicht gehabt, dann bringt zweimal pro Tag eine Stunde schon richtig viel. Das sind Fokuszeiten, die er mit seinen Mitarbeitern im Vorfeld besprochen hat. Sie haben die Sicherheit, dass sie ihn außerhalb dieser Fokuszeiten ansprechen können. Außerdem hat er noch etwas installiert, das fast schon in das untere Feld „neu machen oder wieder machen“ gehört, er hat nämlich freitags ab 12:00 Uhr keine Termine mehr gelegt, weder intern noch extern, weil er dann eben auch noch eine Fokuszeit hat und dort die Abteilungsrunde für Montag bereits sauber vorbereitet hat. Das war wichtig, um mit einem guten Gefühl ins Wochenende zu gehen. Ab Freitag 12:00 Uhr keine Termine mehr.

Ein weiteres großes Problem war für diese Führungskraft, dass er sich von seinem Chef immer wieder Aufgaben aufdrücken ließ. Das kann man nicht immer verhindern, das wissen wir alle, und das fällt uns im Zweifelsfall nicht leicht, vor allem, wenn es anscheinend wichtige und dringende Aufgaben sind. Er hat sich vorgenommen, es jedoch zumindest freitags weniger zu tun. Und da sind wir schon bei einem Knackpunkt, das sagen nämlich die meisten Führungskräfte, „ich müsste mir weniger Aufgaben von meinen Mitarbeitern rückdelegieren lassen und mir zumindest freitags weniger Aufgaben von meinem Chef aufs Auge drücken lassen. Denn dann will er die noch bis Montag haben, und dann muss ich am Wochenende doch etwas mit nach Hause nehmen.“ Du kannst Dir vornehmen, dies weniger zu tun, bloß was heißt das denn konkret?

Dann gucken wir wieder von der linken auf die rechte Seite, was müsste ich quantitativ mehr tun? Wenn mein Chef am Freitag mit Aufgaben kommt, müsste ich quantitativ sehr sauber kommunizieren und nachfragen, wie genau er die Aufgabe erledigt haben möchte, also bis wann sie wirklich notwendig ist. Muss es wirklich bis Montag 08:00 Uhr sein? Wenn ich noch genug Aufgaben für den Nachmittag zu tun habe, müsste ich den Chef priorisieren lassen. Also die ganzen Tricks, die wir uns gerne in einem anderen Podcast anschauen können. Ich müsste sehr viel klarer, sehr viel souveräner zumindest an dem Freitag mit meinem Chef kommunizieren, wenn ich, was bei dieser Führungskraft der Fall war, einen Chef habe, der dazu neigt, alles als dringend und wichtig zu titulieren.

Was müsste ich sonst noch verändern? Gibt es auch etwas, was nicht mehr gemacht werden soll? Das habe ich gerade schon beim Thema „neu machen“ gesagt, ich lege mir eine Fokuszeit freitags ab 12:00 Uhr. Und das heißt auf der „nicht-mehr-machen-Seite“, dass ich keine Gespräche mehr mit Mitarbeitern freitags ab 12:00 Uhr führe. Und gibt es etwas, was qualitativ anders zu machen ist? Auch da haben wir eine Zeitlang überlegt, und es wurde deutlich, dass dieser Mann zwar ein Feierabendritual hat im Sinne einer anteiligen Feierabendschleuse, aber der Freitag bedurfte, wenn er ehrlich war, eigentlich nochmal eines anderen Rituals, damit er mit einem guten Gefühl ins Wochenende gehen konnte. Das heißt, dass das Feierabendritual am Freitag qualitativ anders gestaltet werden muss. Und seine Vorbereitung der Abteilungsrunde war, wenn er sauber draufgeguckt hat, auch nicht optimal. Da musste er sich aus etlichen Dokumenten Dinge zusammensuchen, das hat ewig gedauert. Und diese Vorbereitung galt es, zu optimieren.  

Des Weiteren wurde deutlich, dass für diese Führungskraft der wöchentliche Gang ins Fitnessstudio exorbitant wichtig war. Er ist immer donnerstagsabends zur Fitness gegangen, denn das hatte er seit Jahren so gemacht. Und als wir darüber gesprochen hatten, wurde deutlich, dass es eigentlich viel hilfreicher wäre, nicht donnerstagsabends ins Studio zu gehen, sondern am Freitagabend, um das Wochenende einzuläuten und auch vom Mindset her umzuschalten. Er hat das mit seiner Frau besprochen, und tatsächlich, sie haben ihre gemeinsamen Abendveranstaltungen umgelegt, so dass er am Freitag direkt nach der Arbeit ins Fitnessstudio gegangen ist, um dann sauber ins Freizeitmindset hinüberzugleiten.  

Ich möchte jetzt gar nicht mehr länger darüber reden, aber Du siehst, wie komplex das Ganze ist. Das ist kein einfaches Ziel. Aber bei einem klar definierten Ziel, „ich möchte samstags dauerhaft frei haben, außer einmal im Quartal, da schenke ich den Samstag meinem Arbeitgeber“, ist das in Ordnung. Du hast auch gesehen, wie diese Felder mehr machen oder weniger machen, wie sie zusammenhängen, wie sie etwas neu machen oder nicht mehr machen, wie man etwas qualitativ anders macht und wie wichtig es ist, sich zu überlegen, was man wie bisher weitermachen möchte, weil es sehr hilfreich ist.

Wenn Du auch ein solches Ziel hast, ein Thema, von dem Du sagst, das möchtest Du jetzt endlich erreichen, dann drucke Dir die Hexa Matrix aus und fange an zu überlegen, was Du weitermachen musst, was mehr, was weniger und was nicht mehr, was Du neu machen musst und was qualitativ anders. Dann vereinbare gerne einen kostenlosen Telefontermin mit mir. Ich nehme mir eine halbe Stunde Zeit für Dich, und wir schauen ganz konkret, was Deine nächsten Schritte sein können, um Dein Ziel zu erreichen. Meinen Online-Kalender, in dem Du sehen kannst, wann ich Zeit für solche Telefonate habe, findest Du unter www.stefanmantel.com/telefonat. Und die Hexa Matrix, die findest Du, wie bereits erwähnt, unter www.stefanmantel.com/matrix. Alle Links kannst Du außerdem über die Show Notes aufrufen.

Und jetzt wünsche ich Dir eine ganz, ganz tolle Woche, viel Spaß in Deinem Privatleben und genauso viel Spaß auch im Job. Wir hören uns am nächsten Montag wieder. Dein Stefan Mantel.

Lade Dir hier die HexaMatrix herunter: www.stefanmantel.com/matrix